Политика конфиденциальности

Утверждено: решением правления № 9/U-18R от 23.08.2018
Содержание

1  Цель

Целью политики конфиденциальности является предоставление физическом лицу – субъекту данных информации о целях обработки, объеме, защите, сроке обработки личных данных и о правах субъекта данных во время получения данных, а также при обработке личных данных субъекта.

В настоящей политике конфиденциальности, именуемой в дальнейшем – Политика, обобщено описание порядка, в котором ООО «POLIPAKS», именуемое в дальнейшем – Общество, осуществляет обработку личных данных в качестве Обработчика.

Предоставляя свои личные данные Обработчику, Лицо осознает и соглашается с тем, что Обработчик обрабатывает Личные данные в соответствии с политикой конфиденциальности и действующими в Латвийской Республике нормативными актами и соответствующими правовыми актами Европейского союза.

2  Обработчик личных данных и его контактная информация

Обработчик – ООО «POLIPAKS», единый регистрационный № 40003283415, юридический адрес: «Малкалны», Ветрас, Марупский край, LV-2167, телефон 67517651, э-почта: office@polipaks.com. Контактная информация Общества по вопросам, связанным с обработкой личных данных: ООО «POLIPAKS», юридический адрес: «Малкалны», Ветрас, Марупский край, LV-2167, телефон 67517651, э-почта: office@polipaks.com «Специалисту по охране данных». Также контактная информация Общества доступна на сайте: www.polipaks.com. Партнер может связаться с Обществом по вопросам обработки Личных данных, отзыва согласия, запросов, использования прав субъекта данных и жалоб на использование личных данных.

3  Сфера применения документа

Политика конфиденциальности применяется для обеспечения защиты конфиденциальности и личных данных в отношении:
  • Физических лиц – представителей клиентов, поставщиков или партнеров Общества, в том числе к потенциальным, бывшим и нынешним, Личные данные которых обрабатывает Общество;
  • Посетителей офиса и других помещений Общества, в том числе в отношении которых ведется видеонаблюдение;
  • Посетителей сайта Общества.

Партнером является любое физическое и юридическое лицо, его представители и сотрудники, которые используют, использовали или выражали желание использовать любые предоставляемые Обществом товары и/или услуги или каким-либо иным способом связанные с ними или которые предоставляют, или планируют предоставлять товары и/или услуги Обществу или каким-либо иным способом связаны с ним;

Личные данные – это любая информация, которая относится или могла бы относиться к идентифицированному или идентифицируемому физическому лицу (субъект данных); идентифицируемое физическое лицо – это лицо, которое можно напрямую или косвенно идентифицировать, особенно ссылаясь на идентификатор, например, имя, фамилию данного лица, идентификационный номер, данные местонахождения, онлайн идентификатор или один или несколько характерных для данного физического лица факторов физической, физиологической, генетической, духовной, экономической, культурной или социальной идентичности.

Политика распространяется на обработку данных вне зависимости от того, в какой форме и/или среде Партнер предоставляет личные данные (в бумажном формате, электронно или по телефону) и в каких системах предприятия или бумажной форме они обрабатываются.

Общество заботится о конфиденциальности Партнеров и защите личных данных, соблюдает право Партнеров на законность обработки личных данных в соответствии с применяемыми нормативными актами – Законом о защите данных физических лиц, Регулой Европейского парламента и совета 2016/679 от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в отношении обработки личных данных и свободного оборота подобных данных (Регула) и другими применяемыми правовыми актами в сфере конфиденциальности и обработки данных.

В отношении специфических видов обработки данных (например, обработка куки-файлов), их среды, целей могут быть установлены дополнительные, специфические правила, о чем Партнер будет уведомлен в момент, когда он предоставит соответствующие данные Обществу.

При обработке личных данных Общество обеспечивает конфиденциальность личных данных и предпринимает соответствующие технические и организационные меры для защиты личных данных от несанкционированного доступа, противозаконной обработки или разглашения, случайной потери, изменения или уничтожения.

Настоящая Политика относится к каждому физическому лицу (субъекту данных), личные данные которого обрабатываются. Для обработки личных данных Общество может использовать обработчиков личных данных. В таких случаях Общество предпринимает необходимые меры для обеспечения обработки данных обработчиками в соответствии с указаниями Общества и применяемыми нормативными правовыми актами и требует выполнения соответствующих мер по безопасности. Общество имеет право внести в Политику дополнения, опубликовав для Партнеров актуальную версию на сайте Общества www.polipaks.com.

4  Категории личных данных

  • Идентификационные данные, например, имя, фамилия, персональный код, дата рождения (для нерезидентов);
  • Контактная информация, например, адрес, номер телефона, адрес э-почты;
  • Информация о расчетных счетах;
  • Данные, связанные с услугами, например, выполнение или невыполнение договоров, осуществленные сделки, заключенные договоры и договоры, утратившие силу, поданные заявления, запросы и жалобы;
  • Данные коммуникации, например, э-почта, письмо или иная информация, связанная с коммуникацией Партнера с Обществом;
  • Данные, которые Партнер сам сообщил Обществу;
  • Записи и изображения системы видеонаблюдения;
  • Фотографии, например, с корпоративных мероприятий;
  • Данные, которые Партнеры передают Обществу с целью публикации в рекламе, объявлениях и т.д.

5  Цели обработки личных данных

Общество обрабатывает личные данные в следующих целях:
а) Предоставление услуг и продажа товаров:
  • Идентификация Клиента или другого Партнера и подготовка, получение и обработка предложения;
  • Подготовка и заключение, дополнение, перезаключение и расторжение договора;
  • Обслуживание Клиентов;
  • Доставка товаров и предоставление услуг (выполнение договорных обязательств);
  • Информирование Клиентов о продуктах и услугах Общества;
  • Обеспечение/ поддержание деятельности услуг;
  • Выполнение гарантийных обязательств;
  • Создание новых продуктов и оформление предложений по ним;
  • Улучшение продукции и услуг, развитие новых товаров и услуг;
  • Маркетинговые цели: реклама продукции и Общества, распространение продукции или коммерческие цели;
  • Рассмотрение и обработка возражений;
  • Измерение уровня удовлетворенности Клиентов, удержание Клиентов, повышение лояльности;
  • Исследование рыночного и общественного мнения;
  • Администрирование платежей и расчетов;
  • Оценка кредитоспособности, контроль кредитов;
  • Возврат и взыскание долгов;
  • Поддержка и улучшение работы сайта;
  • Содействие использованию услуги;
  • Рассмотрение жалоб от Клиентов и обеспечение поддержки;
б) Планирование бизнеса и аналитика:
  • Статистика, учет и бизнес-анализ;
  • Планирование и учет;
  • Измерение эффективности;
  • Обеспечения качества данных;
  • Исследование рыночного и общественного мнения;
  • Подготовка отчетов;
  • Проведение опросов Клиентов;
  • Мероприятия по управлению рисками.
в) Предоставление информации в государственные учреждения и оперативные действия для субъектов в случаях и объеме, установленных внешними нормативными актами;
д) Другие специфические цели, о которых Клиент или другой Партнер уведомляется в момент, когда он предоставляет Обществу соответствующие данные.

6  Правовое обоснование обработки личных данных

Общество обрабатывает личные Партнера на основании следующих правовых аспектов:
  • Законные (легитимные) интересы – для реализации легитимных (законных) интересов Общества, следующих из обоюдных обязательств Общества и Партнера, или заключенного договора, или закона.
  • Заключение и исполнение договора – для заключения договора и обеспечения его выполнения.
  • Выполнение нормативных актов – для выполнения Обществом обязательств, следующих из внешних нормативных актов;
  • В соответствии с согласием Партнера – субъекта данных.
Законными (легитимными) интересами Общества являются:
  • Осуществление коммерческой деятельности;
  • Проверка идентичности Партнера до заключения договора или во время сотрудничества – по телефону, электронно или лично;
  • Обеспечение выполнения договорных обязательств;
  • Устранение необоснованных финансовых рисков и других рисков для своей коммерческой деятельности;
  • Сохранение предложений Партнеров и заявок Клиентов о продаже/покупке продукции или услуг, других заявлений, примечаний к ним, в т.ч. к тем, которые осуществлялись электронно (посредством э-почты);
  • Реклама своей продукции посредством рассылки коммерческих уведомлений;
  • Отправка других сообщений о ходе выполнения договора и значимых событий в рамках выполнения договора, а также проведение опросов Клиентов о продукции Общества и качестве обслуживания;
  • Сообщение об изменениях в порядке предоставления услуг, сроках и стоимости;
  • Уведомление Клиентов о новинках в отрасли;
  • Предотвращение мошенничества;
  • Обеспечение эффективных процессов управления Обществом, в том числе продажа продукции Общества, предоставление услуг и эффективность доставки, организация снабжения;
  • Обеспечение и улучшение качества продукции и услуг;
  • Обеспечение доставки продукции;
  • Уведомление Партнеров о своевременно невыполненных платежах или поставках;
  • Отправка коммерческих сообщений и использование других форм связи;
  • Организация программы лояльности Клиентов и мероприятий;
  • Общение с потенциальными Клиентами;
  • Анализ работы сайта Общества, разработка и внедрение улучшений с использованием куки-файлов;
  • Обращение в государственные и оперативные органы и суд для защиты своих законных интересов.

7  Обработка личных данных и защита данных

Общество обрабатывает данные Партнера, используя возможности современных технологий и принимая во внимание существующие риски конфиденциальности и доступные Обществу в разумных пределах организационные, финансовые и технические ресурсы. Общество обеспечивает, самостоятельно просматривает и улучшает мероприятия по защите для защиты личных данных Партнера от несанкционированного доступа, случайной потери, разглашения или уничтожения.

Для качественного и оперативного обеспечения выполнения обязательств договорных обязательств Общество уполномочивает другие предприятия, своих партнеров выполнить услуги по доставке продукции и материалов. Если при обработке данных поручений, партнеры обрабатывают имеющиеся в распоряжении Общества личные данные Партнера, соответствующие партнеры считаются операторами (обработчиками) обработки данных Общества. Для выполнения данных действий Общество имеет право передать партнерам необходимые личные данные Партнера в таком объеме, который необходим для выполнения этих действий.

Общество тщательно проверяет всех Партнеров – поставщиков услуги (обработчиков личных данных), которые от лица и по поручению Общества обрабатывают личные данные Партнера, а также оценивают, предпринимают ли партнеры (обработчики личных данных) соответствующие меры по безопасности, чтобы обработка личных данных Партнера проходила в соответствии с поручением Общества и требованиями нормативных актов. Партнерам Общества запрещено обрабатывать личные данные Партнера для своих нужд.

Общество не несет ответственность за любой несанкционированный доступ к личным данным и/или утрате личных данных, если это не зависит от Общества, например, по вине и/или халатности Партнера.

Общество гарантирует конфиденциальность и безопасность данных Партнера при выполнении соответствующих технических и организационных мероприятий, принимая во внимание доступные в разумных пределах организационные, финансовые и технические ресурсы, обеспечивая безопасность Личных данных, ограничивая право доступа к Личным данным, по возможности осуществляя пересылку Личных данных в зашифрованном виде, обеспечивая защиту компьютерной сети, персональных устройств, резервное копирование данных и другие меры по защите, также таким образом обеспечивая защиту Личных данных от незаконного доступа, использования или разглашения.

8  Автоматизированная обработка Личных данных

а) Обработчик может выполнять автоматизированную обработку личных данных, в том числе профилирование. Партнер имеет право связаться с Обработчиком по принятию автоматизированного решения и попросить Обработчика принять решение с привлечением сотрудника Обработчика.
б) Обработчик может использовать автоматизированную обработку личных данных, в т.ч. профилирование, в рекламных целях (см. пункт 13 Политики). Партнер имеет право возразить против подобного профилирования, уведомив об этом Обработчика в письменной форме.

9  Категории получателей Личных данных

Общество не разглашает третьим лицам личные данные Партнера или другую информацию, полученную во время предоставления услуги или во время действия договора, исключение составляет:
  • Если соответствующей третьей сторона данные необходимо передать в рамках закрытого договора для выполнения функции, необходимой для выполнения договора или делегированной законом (например, для обеспечения доставки продукции Общества Клиентам);
  • Отправка писем Клиентам почтой;
  • В соответствии с согласием Партнера (см. пункт 12 Политики);
  • Другим лицам, установленным нормативными актами, на основании их обоснованного запроса в порядке и объеме, предусмотренными внешними нормативными актами;
  • В других случаях, установленные нормативными актами, для защиты законных интересов Общества, например, при обращении в суд или другие государственные органы против лица, которое затронуло законные интересы Общества.

10  Доступ к личным данным со стороны субъектов третьих стран

В отдельных случаях при соблюдении требований нормативных актов к личным данным Общества могут получить доступ Партнеры из третьих стран (т.е. из стран вне Европейского союза и Европейской экономической зоны) (в понимании Регулы – пересылка в третьи страны).

В таких случаях Общество обеспечивает предусмотренные нормативными актами процедуры на уровне обработки и защиты, равноценном установленному Регулой.

11  Срок хранения личных данных

Общество хранит и обрабатывает личные данные Партнера, пока присутствует по крайней мере один из следующих критериев:
  • Пока в силе заключенный с Партнером договор;
  • Пока в предусмотренном внешними нормативными актами порядке Общество или Партнер могут реализовать свои легитимные интересы (например, подать возражения или обратиться с иском в суд);
  • Пока у одной из сторон остается в силе юридическая обязанность хранить данные;
  • Пока в силе согласие Партнера на обработку соответствующих личных данных, если не существует другое законное обоснование для обработки данных.
По истечению указанных обстоятельств, личные данные Партнера удаляются.

12  Access to personal data and other rights of the Partner

Партнер имеет право получать оговоренную нормативными актами информацию в связи с обработкой их данных.

В соответствии с нормативными актами Партнер также имеет право потребовать у Общества доступ к своим личным данным, а также потребовать у Общества дополнить их, исправить или удалить, ограничить обработку в отношении Партнера, или право возразить против обработки (в т.ч. против обработки личных данных, осуществленной на основании законных (легитимных) интересов Общества), а также право на перенос данных. Данные права реализуются, так как обработка данных не следует из обязанностей Общества, наложенных на него действующими нормативными актами, и которые выполняются в интересах Общества.

Партнер может подать запрос на реализацию своих прав:
  • В письменной форме, лично явившись по юридическому адресу Общества и предъявив удостоверяющий личность документ;
  • Посредством электронной почты, подписав документ безопасной электронной подписью.

При получении запроса Партнера на реализацию своих прав, Общество проверяет идентичность Партнера, оценивает запрос и выполняет его в соответствии с нормативными актами.

Общество отправляет Партнеру ответ по почте, на указанный контактный адрес – заказным письмом или по возможности, принимая во внимание указанный Партнером вид получения ответа.

Общество обеспечивает выполнение требований по обработке и защите данных в соответствии с нормативными актами, а в случае возражений Партнера предпринимает действия для решения возражений. Однако, если решить возражения не удается, Партнер имеет право обратиться в контролирующий орган – Государственную инспекцию данных.

13  Согласие Партнера на обработку данных и право на отзыв обработки

В Обществе принято, что Партнеры Общества, т.е. клиенты, поставщики, их представители и/или сотрудники (в т.ч. нынешние, потенциальные или бывшие), при начале, продолжении или возобновлении сотрудничества, или коммуникации с Обществом о возможном, нынешнем или прошлом сотрудничестве, или по другим вопросам, по умолчанию дают согласие на обработку личных данных.

Партнер имеет право в любой момент отозвать свое согласие и отказаться от обработки личных данных. Если отказ не получен, Общество считает, что физическое лицо согласно на обработку личных данных.

Отказаться от обработки данных, указав конкретную цель обработки данных (см. пункт 4 Политики), Партнер может:
  • Отправив э-письмо на электронный адрес Общества office@polipaks.com и/или на электронный адрес торгового представителя, сотрудника клиентского сервиса или того сотрудника Общества, с которым велась предшествующая коммуникация;
  • Лично, написав заявление на юридический адрес Общества: ООО «POLIPAKS», «Малкалны», Ветрас, Марупский край, LV-2167.

Отзыв согласия не влияет на обработку данных, которая проводилась в период, когда согласие было в силе.

При отзыве согласия не может быть прекращена обработка данных, которая осуществляется в соответствии с другими правовыми актами.

Если от Партнера получен отказ от обработки личных данных с упоминанием такой/таких цели/целей обработки Личных данных, которые не позволяют продолжить сотрудничество на основании законных (легитимных) интересов для заключения и исполнения договора или исполнения нормативных актов, Общество имеет право ограничить, приостановить или прекратить предоставление своих услуг и расторгнуть сотрудничество.

14  Связь с Партнером и коммерческие уведомления

Общество осуществляет связь с Партнером посредством указанной контактной информации Партнера (номер телефона, адрес э-почты, юридический адрес, почтовый адрес).

Связь о выполнении договорных обязательств Общество выполняет на основании заключенного договора или исходя из полученного от Партнера заявления/заказа.

Связь о коммерческих уведомлениях – об услугах Общества и/или третьих сторон и других уведомлениях, не связанных с обеспечением предусмотренных договором услуг (например, опросы Клиентов), Общество выполняет в соответствии с положениями нормативных актов, или в соответствии с согласием Партнера. Выражая свое мнение в опросах или оставляя свою контактную информацию (э-почту, телефон), Партнер соглашается, что Общество может связаться с ним посредством указанной контактной информации в связи с предоставленной Партнером оценкой.

Согласие Партнера на получение коммерческих уведомлений остается в силе до его отзыва (также после прекращения договора на услуги).

Партнер Общества в любой момент может отказаться от последующего получения коммерческих уведомлений при помощи одного из способов (указав отказ на обработку данных для конкретной цели (см. пункт 4 Политики):
  • Отправив э-письмо на электронный адрес Общества office@polipaks.com и/или на электронный адрес торгового представителя, сотрудника клиентского сервиса или того сотрудника Общества, с которым велась предшествующая коммуникация;
  • Лично по юридическому адресу Общества.

Отзыв согласия не влияет на обработку данных, которая проводилась в период, когда согласие было в силе.

При отзыве согласия не может быть прекращена обработка данных, которая осуществляется в соответствии с другими правовыми актами.

15  Использование куки-файлов

Куки-файлы – это небольшой фрагмент данных, который веб-сервер сохраняет в компьютере или мобильном устройстве пользователя, когда пользователь посещает интернет-сайты. Куки-файлы позволяют серверу обработать информацию из браузера пользователя, таким образом пользователю не нужно вводить данные заново, когда он возвращается на сайт или переходит с одной страницы на другую. Больше информации о том, как работают куки-файлы, доступно на сайте www.cookiecentral.com.
Для улучшения качества предоставляемых услуг Сайт Общества может использовать куки-файлы. Общество может использовать сессионные куки-файлы или постоянные куки-файлы, чтобы:
  • Узнавать новых или прошлых Клиентов;
  • Запоминать настройки экрана Партнера (преференции);
  • Анонимно обрабатывать статистику о том, как и какую продукцию Общества искал Партнер;
  • Обрабатывать достоверную информацию по использованию сайта, что позволило бы Обществу узнать, насколько сайт соответствует нуждам пользователя, и внести любые необходимые изменения;
  • Анализировать интенсивность посещения сайта из определенных географических регионов.

16  Изменения в Политике

Настоящая Политика может быть изменена без предварительного предупреждения. Новая версия политики конфиденциальности, которая опубликована на сайте: www.polipaks.com, заменяет все предшествующие версии политик конфиденциальности.

Свяжитесь с нами!

Информацию о том, как мы обрабатываем персональные данные, Вы можете найти в нашей Политике конфиденциальности

For security verification, please enter any random two digit number. For example: 72

Этот веб-сайт использует файлы cookie, чтобы обеспечить наилучший опыт при посещении нашего веб-сайта. Просматривая этот сайт, вы соглашаетесь с использованием нами файлов cookie. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности